Κανείς δεν είναι τέλειος. Όταν κάνετε ταχυδακτυλουργία με πολλούς πελάτες ή μια μεγάλη λίστα υποχρεώσεων, ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μείνουν κλειστά στο τηλέφωνό σας για ένα ενοχλητικό χρονικό διάστημα. Αν και μπορεί να νιώθετε ντροπή, νευρικότητα ή αναστάτωση μόλις συνειδητοποιήσετε το λάθος σας, είναι σημαντικό να διορθώσετε την κατάσταση επικοινωνώντας με το άτομο που εμπλέκεται μέσω μιας απολογητικής καθυστερημένης απάντησης μέσω email.
Εάν η γραπτή επικοινωνία δεν είναι το φόρτε σας και δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε αυτό το email, μην πανικοβληθείτε! Καταλήξαμε σε τέσσερα πρότυπα καθυστερημένων απαντήσεων email για διαφορετικές καταστάσεις, ώστε να μπορείτε να έχετε μια βάση για το πώς να απαντήσετε με ειλικρινή συγνώμη και να σχεδιάσετε να προχωρήσετε μαζί.
Τα βασικά
Ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο λόγος για τον οποίο γράψατε μια καθυστερημένη απάντηση μέσω email, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει και δεν πρέπει να κάνετε για τη δημιουργία αυτού του μηνύματος.
- Θυμηθείτε όλα τα σωστά στοιχεία της επαγγελματικής επικοινωνίας. Ο σκοπός αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να ζητήσει συγγνώμη και να αποδείξει ότι εξακολουθείτε να είστε επαγγελματίας που αξίζει να συνεργαστείτε. Έχετε μια άμεση, συγκεκριμένη γραμμή θέματος, ξεκινήστε με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό, πάντα διόρθωση, αποφύγετε την περιστασιακή αργκό, διατηρήστε έναν επαγγελματικό τόνο και τελειώστε με μια υπογραφή κλεισίματος. Όταν έχετε καθυστερημένη απάντηση, μπορεί να φαίνεστε ανοργάνωτος και αντιεπαγγελματικός. Καταπολεμήστε αυτήν την ιδέα με μια καλά κατασκευασμένη, στοχαστική νότα που ακολουθεί όλα τα επαγγελματικά πρότυπα της ηλεκτρονικής επικοινωνίας .
- Αποδεχτείτε την ευθύνη εκεί που οφείλεται η ευθύνη. Ανεξάρτητα από το ποιος ήταν ο λόγος για το καθυστερημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - είτε υπήρξε μια προσωπική έκτακτη ανάγκη είτε απλά ξεχάσατε εντελώς - ζητήστε ειλικρινά συγγνώμη για την καθυστέρηση. Η αποδοχή αυτής της ευθύνης θα δείξει ότι αναλαμβάνετε την ευθύνη για τη δουλειά σας και δεν μεταφέρετε μόνο την ευθύνη σε κάποιον άλλο.
- Να είστε ανοιχτοί και ειλικρινείς. Εάν αισθάνεστε άνετα, μπορείτε να μοιραστείτε τον λόγο της καθυστέρησης σας. Μην υπεισέλθετε σε πολλές προσωπικές λεπτομέρειες. Αντί να πείτε ότι η μητέρα σας διαγνώστηκε με καρκίνο, απλώς πείτε ότι λάβατε κάποια άσχημα νέα για ένα μέλος της οικογένειας και ότι έχετε απασχολήσει να το βοηθήσετε σε αυτή τη δύσκολη στιγμή. Ο καθένας μπορεί να συσχετιστεί με το γεγονός ότι στη ζωή συμβαίνουν πράγματα. Δίνοντας μια μικρή ματιά στη ζωή σας, χωρίς να είναι πολύ αποκαλυπτικό, μπορεί να τους δώσει μια ιδέα για το τι περνάτε και θα καταλάβουν περισσότερο από πού προέρχεστε.
- Μην είστε υπερβολικά συναισθηματικοί. Αν και είναι σημαντικό να είστε ειλικρινείς με τον πελάτη σας, καθώς αυτό μπορεί να ενισχύσει την εμπιστοσύνη, υπάρχει διαφορά μεταξύ της ειλικρίνειας και του TMI. Ανεξάρτητα από το τι περνάτε, η επαγγελματική επικοινωνία δεν είναι το μέρος για να ξεφορτώσετε τα προβλήματά σας. Διατηρήστε την απάντησή σας γυαλισμένη και αφαιρέστε τις περιττές λεπτομέρειες. Μπορείτε να πείτε ότι έχετε βιώσει μια απώλεια, αλλά μην γίνετε πιο συγκεκριμένοι από αυτό.
- Αναλυτικά τα επόμενα βήματά σας σχετικά με το τι σκοπεύετε να κάνετε προχωρώντας. Το πιο σημαντικό, επιδιορθώστε αυτό το σφάλμα στην επικοινωνία με το λεπτομερές σχέδιό σας για το πώς θα προχωρήσετε το έργο τώρα που έχετε προλάβει. Ενημερώστε τους ποια είναι τα βήματά σας, τι χρειάζεστε από αυτούς και πώς μπορείτε να εργαστείτε και οι δύο μαζί για να επιταχύνετε οποιοδήποτε έργο στο οποίο εργάζεστε.
Η ανοιχτή και ειλικρινής επικοινωνία μπορεί να λύσει σχεδόν κάθε πρόβλημα. Ένα καλά διατυπωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να επιστρέψετε στον δρόμο για την αποκατάσταση αυτής της επαγγελματικής σχέσης.
Πρότυπα καθυστερημένης απάντησης email
1. Όταν ξέχασες να απαντήσεις
Είμαστε όλοι ένοχοι για αυτό. ανοίγεις ένα email, απαντάς στο μυαλό σου, κάντε μια νοητική σημείωση για να απαντήσετε αργότερα , και μετά δεν απαντάς ποτέ. Μέχρι να το θυμηθείτε, τα έχετε αφήσει κρεμασμένα για μια εβδομάδα ή περισσότερο.
πόσα είδη αχλαδιών υπάρχουν
Πώς λοιπόν δημιουργείτε μια απάντηση ώστε να μην φαίνεστε εντελώς αντιεπαγγελματικοί και ανοργάνωτοι;
Παραλήπτης -
Λυπάμαι πολύ που επέστρεψα μόνο το email σας τώρα. Διάβασα το email σας αμέσως μετά την αποστολή και σκόπευα να απαντήσω εκείνο το βράδυ. Με όλα όσα συμβαίνουν, χάθηκε στο ανακάτεμα, και ελπίζω να με συγχωρήσετε για μια τόσο καθυστερημένη απάντηση.
Μόλις ζητήσετε συγγνώμη, μπορείτε να συνεχίσετε να απαντάτε στο email τους.
2. Όταν χάσατε μια προθεσμία έργου
Μερικές φορές μια αργή απάντηση σε ένα email μπορεί να οδηγήσει σε χαμένη προθεσμία. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται μόνο να ζητήσετε συγγνώμη, αλλά να συνεργαστείτε με τον πελάτη για να καταλήξετε σε ένα τροποποιημένο χρονοδιάγραμμα που θα ταιριάζει και στις δύο ανάγκες σας. Η προσφορά λύσεων και προτάσεων από πλευράς σας θα δείξει ότι είστε έτοιμοι να λύσετε προβλήματα και να προσαρμοστείτε.
Παραλήπτης -
Λυπάμαι που σας ενημερώνω ότι δεν έχω ολοκληρώσει αυτό το τμήμα του έργου ακόμα και έχασα την προθεσμία μας. Είχα ένα προσωπικό συμβάν που επηρέασε τη διαθεσιμότητά μου [ή] Λόγω απρόβλεπτων επιπλοκών, αυτό το συγκεκριμένο τμήμα της εργασίας διήρκεσε περισσότερο από ό,τι είχα προηγουμένως εκχωρήσει στο χρονοδιάγραμμά μας. Λυπάμαι για οποιεσδήποτε επιπλοκές μπορεί να προκαλέσει στο τέλος σας. Πιστεύω ότι με μια αφοσιωμένη προσπάθεια, θα μπορέσω να ολοκληρώσω αυτό το μέρος του έργου μέχρι αυτή την ημερομηνία. Προκειμένου να επιστρέψουμε σε τροχιά και να κλείσουμε την επόμενη προθεσμία, προτείνω να φέρουμε αυτό το άτομο για να μας βοηθήσει να ολοκληρώσουμε το έργο.
Χρησιμοποιήστε αυτό το λάθος για να κατανοήσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση χρόνου και να προβλέψετε στο μέλλον εάν θα χάσετε μια προθεσμία. Μερικές φορές η ζωή συμβαίνει και τα πράγματα προκύπτουν, αλλά αν μπορείτε να πείτε σε κάποιον πριν από τη χαμένη προθεσμία ότι μπορεί να χρειαστείτε παράταση, μπορεί πιο γρήγορα να ανακατέψει τα πράγματα στην άκρη, ώστε να μπορέσετε να εργαστείτε μαζί για μια λύση.
πώς να γράψετε ένα μπεστ σέλερ
3. Όταν επιστρέφετε από το Time Off
Κάθε φορά που πρόκειται να μείνετε εκτός γραφείου για λίγες μέρες, είναι καλή πρακτική να ρυθμίζετε μια αυτοματοποιημένη απάντηση που να αναφέρει πότε θα επιστρέψετε, πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και με ποιον μπορούν να επικοινωνήσουν στο εν τω μεταξύ για γρήγορη απάντηση. Ωστόσο, εάν ήσασταν έξω απροσδόκητα ή απλά ξεχάσατε, εδώ είναι ένας καλός τρόπος για να απαντήσετε σε επείγοντα μηνύματα που βρίσκονται στα εισερχόμενά σας.
Παραλήπτης -
Σας ευχαριστώ πολύ για το email σας! Ζητώ συγγνώμη για την καθυστέρηση στην απάντηση. Ήμουν εκτός γραφείου από [αυτή την ημερομηνία] μέχρι σήμερα το πρωί για να ασχοληθώ με προσωπικά θέματα, αλλά είμαι τώρα διαθέσιμος και με χαρά να απαντήσω στην ερώτησή σας.
Μπορείτε να δώσετε έναν πιο συγκεκριμένο λόγο για την απουσία σας εάν είστε κοντά με τον πελάτη, αλλά μπορείτε να παραμείνετε όσο ασαφής χρειάζεται για να νιώσετε άνετα.
Μετά από αυτό το άνοιγμα, μπορείτε να δώσετε όποιες πληροφορίες ζητούσε ο πελάτης σας.
4. Όταν δεν μπορείτε πλέον να εκπληρώσετε τους όρους του έργου
συμβαίνουν έκτακτα περιστατικά. Τα μέλη της οικογένειας αρρωσταίνουν εξαιρετικά, ένα αγαπημένο σας πρόσωπο πεθαίνει, έχετε ένα ατύχημα και είστε περιορισμένοι στο νοσοκομείο. Μερικές φορές, η ζωή μπαίνει εμπόδιο στη δουλειά και απλά δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε ένα έργο που υποσχεθήκατε να ολοκληρώσετε.
Όταν καθυστερείτε να απαντήσετε σε ένα email και πρέπει να τους πείτε ότι δεν μπορείτε πλέον να αναλάβετε το έργο, είναι σημαντικό να χειριστείτε το θέμα με χάρη και να προσφέρετε λύσεις όπου μπορείτε.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μπορούσατε να προσαρμόσετε για να εξηγήσετε την κατάστασή σας.
Παραλήπτης -
αριθμός ταστών σε μια κιθάραΠρόσφατα, βίωσα ένα καταστροφικό γεγονός στην προσωπική μου ζωή που επηρέασε σημαντικά την ικανότητά μου να εργαστώ. Λόγω αυτού του γεγονότος, δεν θα μπορώ πλέον να ολοκληρώσω επαρκώς το έργο σας. Για το άμεσο μέλλον, αποφάσισα να πάρω άδεια για να βοηθήσω την οικογένειά μου και δεν θα μπορέσω να ολοκληρώσωέργο.
Στη θέση μου προτείνω ανεπιφύλακτα αυτό το άτομο να αναλάβει τη δουλειά. Τις συμπλήρωσα στις λεπτομέρειες του έργου σας και τις αντέγραψα σε αυτό το email, ώστε οι δυο σας να ξεκινήσετε να μιλάτε για τα επόμενα βήματα που απαιτούνται στο έργο. Αυτό το άτομο έχει μεγάλη εμπειρία σε αυτόν τον τομέα και πιστεύω ότι θα απολαύσετε πραγματικά τη συνεργασία μαζί του.
αντίγραφο το νέο άτομο που προτείνετε να αναλάβει τη δουλειά στο email, ώστε ο πελάτης σας να μπορεί να αρχίσει αμέσως να εργάζεται μαζί του. Με αυτόν τον τρόπο θα βοηθήσετε όλους να ξεκινήσουν να ξεκινούν το έργο από εκεί που σταματήσατε το συντομότερο δυνατό.
Ο όγκος της εργασίας που θα πρέπει να κάνετε κατά τη μετάβαση του έργου θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο της εργασίας που κάνατε. Εάν ήσασταν ανεξάρτητος βιντεογράφος και δεν μπορείτε πλέον να καλύψετε την εκδήλωση, μπορείτε απλώς να ενημερώσετε τον νέο ελεύθερο επαγγελματία για τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης και τις προσδοκίες των πελατών, ώστε να μπορέσει να αναλάβει τη λήψη από εκεί. Εάν μεταφέρετε το έργο σε άλλο άτομο στην εταιρεία σας, ελπίζουμε ότι είναι εξοικειωμένοι με την περιγραφή της θέσης εργασίας σας και τον πελάτη που αναλαμβάνουν προς το παρόν.
Κρατήστε ειλικρινή την καθυστερημένη απάντησή σας στο email
Ακόμα κι αν χρειάστηκες αρκετές μέρες για να απαντήσεις, το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείς να κάνεις για να σώσεις τη σχέση είναι να είσαι ανοιχτός και ειλικρινής με την επικοινωνία σου. Οι άνθρωποι εκτιμούν την ειλικρίνεια και μια γνήσια συγγνώμη για την καθυστέρηση στέλνει ένα ισχυρό μήνυμα ότι είστε έτοιμοι να διορθώσετε τα λάθη σας.
Στο μέλλον, προσπαθήστε να θυμάστε ότι μια σύντομη απάντηση είναι καλύτερη από τη σιωπή. Εάν δεν έχετε τον χρόνο να στείλετε μια πλήρη απάντηση, στείλτε ένα γρήγορο email λέγοντας ότι λάβατε το μήνυμά τους και ανυπομονείτε να μιλήσετε μαζί τους λεπτομερώς σύντομα. Στη συνέχεια, ρυθμίστε μια υπενθύμιση στο τηλέφωνό σας για να σας ζητήσει να απαντήσετε όταν έχετε περισσότερο χρόνο. Γνωρίζοντας ότι δεν έχουν ξεχαστεί, αλλά είστε στη μέση του χειρισμού κάτι άλλο, στέλνει το μήνυμα ότι σας ενδιαφέρει. Μην αναβάλλετε να απαντήσετε. αφιερώνοντας μόνο ένα λεπτό για να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα μπορεί να κάνει τη διαφορά.
