Ως λογιστές, είναι εύκολο να σκεφτούμε ότι όλη η χρηματοοικονομική ορολογία που χρησιμοποιούμε είναι απλώς κοινή γνώση. Ίσως αυτός είναι ένας λόγος που ξεχνιόμαστε όταν βγαίνουν οι προσκλήσεις του πάρτι (δεν μπορεί πάντα να κατηγορηθεί για το φίλτρο SPAM.)
Για να ευδοκιμήσουν πραγματικά οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, Ολοι πρέπει να κατανοήσει τι συμβαίνει και τα οικονομικά γεγονότα πρέπει να εξηγηθούν σε απλά αγγλικά. Για εκείνες τις στιγμές που απλά δεν μπορώ αποφύγετε την τεχνική γλώσσα, σας δίνουμε μια γρήγορη περιγραφή των κοινών λογιστικών όρων και τι πραγματικά σημαίνουν.
Διπλή λογιστική
Ας ξεκινήσουμε με αυτό γιατί ακούγεται τρομακτικό αν δεν είστε σίγουροι τι σημαίνει. Μην ανησυχείτε, κανείς δεν κρατά δύο σετ βιβλίων. Τίποτα παράξενο δεν συμβαίνει εδώ. Η διπλή λογιστική είναι ένα σύστημα όπου δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί επηρεάζονται από κάθε συναλλαγή. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να αντικατοπτρίσουμε τις οικονομικές πραγματικότητες που προσπαθούμε να καταγράψουμε.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μετρητά για να αγοράσετε απόθεμα, θα επηρεαστούν τόσο ο λογαριασμός μετρητών όσο και ο λογαριασμός αποθέματος. Εάν πραγματοποιήσατε μια υπηρεσία και τιμολογήσατε τον πελάτη, θα επηρεαστούν τόσο οι λογαριασμοί εσόδων υπηρεσίας όσο και οι λογαριασμοί εισπρακτέων λογαριασμών.
ΝΑ ΧΑΣΜΟΥΜΕΝΕΙ
Το GAAP (προφέρεται κενό) σημαίνει Γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές . Αυτό είναι ένα σύνολο τυπικών πρακτικών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες των ΗΠΑ για να διασφαλίσουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Αυτές οι αρχές κάνουν τις οικονομικές καταστάσεις πιο ευανάγνωστες και πιο συγκρίσιμες για τους επενδυτές και τους ενδιαφερόμενους, επιτρέποντάς τους να συγκρίνουν τα μήλα με τα μήλα.
Αν και οι ΗΠΑ βασίζονται στα GAAP, οι περισσότερες διεθνείς εταιρείες χρησιμοποιούν IFRS (International Financial Reporting Standards).
Γενικό καθολικό
Μια φορά κι έναν καιρό, υπήρχε ένα φυσικό βιβλίο στο οποίο καταγράφονταν όλες οι εγγραφές. Σήμερα, το γενικό καθολικό είναι συνήθως ηλεκτρονικό, αλλά εξακολουθεί να φιλοξενεί τις εγγραφές που γίνονται για την καταγραφή κάθε συναλλαγής στο διπλογραφικό σας σύστημα λογιστικής.
Οι πληροφορίες στο γενικό καθολικό χρησιμοποιούνται τελικά για τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων για σκοπούς αναφοράς.
Καταχώριση Ημερολογίου
Οι ημερολογιακές εγγραφές είναι εγγραφές που γίνονται στο γενικό καθολικό για την καταγραφή των συναλλαγών. Πολλά είναι πλέον αυτοματοποιημένα από λογιστικό λογισμικό, επομένως οι περισσότερες εγγραφές ημερολογίου που γίνονται σήμερα είναι εγγραφές μη αυτόματης προσαρμογής στο τέλος του μήνα. Αυτές οι εγγραφές περιλαμβάνουν συνήθως ποσά σε δολάρια, τα ονόματα ή τους αριθμούς των εμπλεκόμενων λογαριασμών, την ημερομηνία και μια περιγραφή της συναλλαγής για σαφήνεια αργότερα.
Μικρό ταμείο
ΠΡΟΣ ΤΟ μικρό ταμείο Ο λογαριασμός είναι ένας συνηθισμένος τρόπος για την απλοποίηση των μικρών εξόδων γραφείου. Ένα μικρό ποσό μετρητών διατηρείται σε ετοιμότητα, υπό τη διαχείριση ενός συγκεκριμένου ατόμου. Όταν χρειάζονται μετρητά για την πληρωμή ενός ντελίβερι, την παραλαβή φαγητού για το γραφείο ή την αναπλήρωση μικρών προμηθειών γραφείου, αυτό το ταμείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αποφευχθεί η σύνταξη επιταγής ή η αποστολή της πιστωτικής κάρτας της εταιρείας στα χέρια οποιουδήποτε εκτελεί το έργο.
Ισολογισμός
Ο ισολογισμός είναι μία από τις σημαντικότερες οικονομικές καταστάσεις και για τις οποίες ακούτε συχνά. Δείχνει το τρέχον «υπόλοιπο των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Μπορεί να θεωρηθεί ως ένα στιγμιότυπο του τι έχετε και τι οφείλετε.
P&L
Αυτή είναι η κατάσταση κερδών και ζημιών, γνωστή και ως κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Καταγράφει τα έσοδα και τα έξοδα της εταιρείας, ελπίζοντας ότι εμφανίζει κέρδος στο τελικό αποτέλεσμα. Ναι, αυτή η κατώτατη γραμμή που αναφέρεται συχνά είναι κυριολεκτικά η κατώτατη γραμμή του P&L όπου εμφανίζεται το καθαρό εισόδημα.
Σε αντίθεση με τον ισολογισμό, ο οποίος δείχνει τους αριθμούς σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, το P&L αναφέρει τα έσοδα και τα έξοδα για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, συνήθως ενός μήνα ή ενός έτους.
Κατάσταση Ταμειακών Ροών
Η κατάσταση ταμειακών ροών αναφέρει πόσα πραγματικά μετρητά μπήκαν και βγήκαν από την εταιρεία για μια συγκεκριμένη περίοδο. Όπου το P&L αναφέρει έσοδα που αποκτήθηκαν, η κατάσταση ταμειακών ροών εμφανίζει μόνο τα πραγματικά εισπραχθέντα μετρητά. Όπου το P&L δείχνει τα πραγματοποιηθέντα έξοδα, η κατάσταση ταμειακών ροών δείχνει μόνο αυτές τις πραγματικές πληρωμές σε μετρητά που εκδόθηκαν.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τόσο τα κέρδη όσο και τις ταμειακές ροές της εταιρείας για να λαμβάνετε σοφές αποφάσεις.
Ταμειακή βάση
Τα οικονομικά σας καταγράφονται με έναν από τους δύο τρόπους. Η απλούστερη προσέγγιση, που χρησιμοποιείται συχνά από μικρότερες εταιρείες, είναι η ταμειακή βάση . Η αναφορά σε ταμειακή βάση καταγράφει έσοδα και έξοδα όταν τα μετρητά αλλάζουν χέρια, παρά όταν κερδίζονται έσοδα ή πραγματοποιούνται έξοδα. Για παράδειγμα, εάν εκτελείτε εργασία τον Αύγουστο και λάβετε πληρωμή τον Σεπτέμβριο, ένα σύστημα ταμειακής βάσης θα καταγράψει αυτό το εισόδημα τον Σεπτέμβριο, όταν τα μετρητά λαμβάνονται πραγματικά.
Βάση δεδουλευμένων
ο δεδουλευμένη βάση είναι η δεύτερη προσέγγιση για την αναφορά συναλλαγών. Σε αυτό το σύστημα, συγκεντρώνετε έσοδα και έξοδα καταγράφοντας τα όταν πραγματοποιούνται ουσιαστικά, ακόμα κι αν τα χρήματα δεν έχουν αλλάξει χέρια. Στο παραπάνω παράδειγμα, θα καταγράφατε το εισόδημα τον Αύγουστο ως έσοδα και εισπρακτέο λογαριασμό. Όταν η πληρωμή γίνει τον Σεπτέμβριο, δεν θα καταγραφούν έσοδα, αλλά η πληρωμή θα μειώσει το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών.
Κλείσιμο των Βιβλίων
Τι καλύτερος τρόπος για να κλείσετε αυτή τη λίστα από το να κλείσετε τα βιβλία; Η μηνιαία διαδικασία κλεισίματος περιλάμβανε τη συμφωνία των λογαριασμών ως προς την ακρίβεια, την πραγματοποίηση τυχόν προσαρμοστικών εγγραφών στο γενικό καθολικό και τη διασφάλιση ότι τα βιβλία είναι ακριβή πριν από τη δημιουργία των οικονομικών καταστάσεων.
