Πώς να γράψετε μια κριτική απόδοσης

Δεν απολαμβάνουν όλοι την προοπτική να λαμβάνουν σχόλια για την απόδοση της εργασίας τους. Ακόμη και για τους πιο αξιόλογους υπαλλήλους, το άγνωστο του τι θα πει το αφεντικό τους για αυτούς σε μια ετήσια ανασκόπηση απόδοσης μπορεί να προκαλέσει άγχος. Γι' αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό να γράψετε μια σεβαστή, ειλικρινή και δίκαιη αξιολόγηση απόδοσης για τους υπαλλήλους σας. Ό,τι κι αν γράψετε, παραδώστε το με συμπόνια.

Η σύνταξη αξιολογήσεων απόδοσης μπορεί να είναι αγχωτική και για ένα αφεντικό. Πώς μπορείτε να πείτε με διακριτικότητα σε κάποιον για τους τομείς της περιγραφής της θέσης του όπου έχασε το σημάδι; Πώς μπορείτε να περιγράψετε ξεκάθαρα σε κάποιον τους ακριβείς τρόπους με τους οποίους μπορεί να βελτιώσει την απόδοσή του;

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές, βέλτιστες πρακτικές και πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε όταν δημιουργείτε μια αξιολόγηση απόδοσης που θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να προχωρήσουν και να βελτιωθούν με σιγουριά.

Τα οφέλη μιας αναθεώρησης απόδοσης

Οι αξιολογήσεις απόδοσης των εργαζομένων θα πρέπει να θεωρούνται ως μια θετική εμπειρία, καθώς διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην υγεία της εταιρείας. Είναι μια ευκαιρία για τους διευθυντές και τους υπαλλήλους να συζητήσουν μεθόδους που μπορεί να υιοθετήσει η εταιρεία προκειμένου να πετύχει πιο αποτελεσματικά στο μέλλον. Μπορείτε να δείτε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του υπαλλήλου, του διευθυντή και της εταιρείας στο σύνολό της.

Ένας επιτυχημένος έλεγχος απόδοσης θα είναι:

• Χρήσιμο για τον εργοδότη: Η ανασκόπηση της απόδοσης πρέπει να είναι μια συζήτηση. Θα πρέπει να προσφερθεί στον εργαζόμενο η ευκαιρία να εκφράσει ανοιχτά πώς πιστεύουν ότι η ομάδα και η εταιρεία θα μπορούσαν να λειτουργήσουν πιο αποτελεσματικά. Μπορείτε να ακούσετε μια νέα προοπτική για το τι δεν λειτουργεί από τη σκοπιά του υπαλλήλου.
• Χρήσιμο για τον εργαζόμενο: Μια καλογραμμένη ανασκόπηση δίνει σε έναν υπάλληλο επικύρωση για την καλή δουλειά που κάνει και εποικοδομητική ανατροφοδότηση για το πώς μπορούν να βελτιωθούν. Αυτό θα τους βοηθήσει να αναπτυχθούν επαγγελματικά και θα τους δώσει ξεκάθαρους στόχους για να εργαστούν. Αυτό θα τους βοηθήσει να βελτιώσουν τον εαυτό τους για χάρη της δικής τους καριέρας και ως πλεονέκτημα για την εταιρεία.
• Χρήσιμο για την εταιρεία: Μέσω αυτών των αναθεωρήσεων, η διοίκηση και οι εργαζόμενοι έχουν την ευκαιρία να δουν πώς μπορούν να εργαστούν όλοι μαζί για να βελτιωθούν συνολικά. Η διοίκηση μπορεί να δει πώς τα πάνε οι άνθρωποι σε όλους τους τομείς, τόσο σε ατομικό όσο και σε εταιρικό επίπεδο. Στη συνέχεια, μπορούν να αναπτύξουν ένα σχέδιο παιχνιδιού για να αντιμετωπίσουν προβληματικές περιοχές και να αξιοποιήσουν τις επιτυχίες.

Οι κριτικές αποτελούν ένα ευχαριστώ για την καλή δουλειά και έναν οδικό χάρτη για βελτίωση για την εταιρεία στο σύνολό της.

Η διαδικασία αναθεώρησης της απόδοσης

Σε μια αρκετά μεγάλη εταιρεία, το έργο της διαχείρισης των αξιολογήσεων απόδοσης θα βαρύνει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού (HR). Ο αρχηγός Ανθρώπινου Δυναμικού θα διανείμει το έντυπο αξιολόγησης εκ των προτέρων τόσο στο άτομο που κάνει την αξιολόγηση όσο και στο άτομο που εξετάζεται. Το άτομο που θα αξιολογηθεί θα ολοκληρώσει μια αυτοαξιολόγηση, σημειώνοντας τι έκανε εκείνη τη χρονιά με επιτυχία και σημειώνοντας τομείς στους οποίους πιστεύει ότι θα μπορούσαν να βελτιωθούν με καθοδήγηση και εκπαίδευση.

Ανάλογα με το μέγεθος και τη δομή της επιχείρησης, αυτό θα φαίνεται διαφορετικό σε κάθε κλάδο. Για μια μικρή εταιρεία με λίγους υπαλλήλους, ο διευθυντής ή ακόμα και ο ιδιοκτήτης είναι ένα καλό άτομο για τη διαχείριση των αξιολογήσεων. Όποιος κάνει την αξιολόγηση θα πρέπει να βρίσκεται σε θέση ανώτερης διοίκησης και να έχει συχνή επαφή με τους υπαλλήλους που εξετάζουν σε καθημερινή βάση. Μερικές φορές, τα μέλη της ομάδας αξιολογούν το ένα το άλλο σε μια διαδικασία συλλογικής αξιολόγησης από ομοτίμους. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά όταν οι συνομήλικοι συνεργάζονται πιο στενά μεταξύ τους παρά με κάποιον σε διευθυντική θέση.

Πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε όταν γράφετε μια κριτική απόδοσης

Όταν γράφετε κριτικές, υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές και υπάρχουν προβληματικές τεχνικές που οδηγούν σε μη παραγωγική αναθεώρηση. Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να αποφύγετε όταν εργάζεστε στη διαδικασία αναθεώρησης.

• Μην το κάνετε επισημαίνουν τα αρνητικά χωρίς να δίνουν εποικοδομητική ανατροφοδότηση. Εάν πείτε σε έναν υπάλληλο ότι κάνει κάτι άσχημα ή λάθος, πρέπει να του πείτε τον πιο αποτελεσματικό ή σωστό τρόπο για να το κάνει. Εάν δεν τους δώσετε απτές τρόπους βελτίωσης και τα εργαλεία που χρειάζονται για να πετύχουν , μην περιμένετε ότι η απόδοση του υπαλλήλου θα είναι διαφορετική την επόμενη φορά που θα λάβει κριτική. Εάν δεν έχετε χρόνο να περιγράψετε τη συγκεκριμένη διαδικασία, βεβαιωθείτε ότι έχετε οργανώσει ένα επόμενο ραντεβού με ένα άτομο που μπορεί να τους διδάξει.
• Μην το κάνετε κυριαρχούν στη συζήτηση. Θα πρέπει να υπάρχει δέσμευση των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της συνομιλίας. Ενώ θα πρέπει να κατευθύνετε τη συζήτηση όταν συζητάτε την απόδοση του εργαζομένου, να είστε δεκτικοί σε αυτά που λένε για τη δομή της εταιρείας και το στυλ διαχείρισης σας. Κανείς δεν γνωρίζει τη διαδικασία και τη δομή μιας εταιρείας όπως κάποιος που την περιηγείται καθημερινά και είναι καλά εξοπλισμένος για να δώσει σχόλια σχετικά με το τι λειτουργεί και τι δεν λειτουργεί. Και αν δεν είστε πρόθυμοι να ακούσετε την κριτική τους, πόσο απόθεμα θα βάλουν στην κριτική που τους προσφέρετε;
• Μην το κάνετε στοίβα επάνω. Ακόμη και για τον εργαζόμενο με τις χειρότερες επιδόσεις, δεν μπορείτε να έχετε μια επιτυχημένη αξιολόγηση εάν είναι μόλις μισή ώρα από εσάς να του πείτε όλα όσα κάνουν λάθος. Κατά διαστήματα σε όλη την αναθεώρηση, βεβαιωθείτε ότι σημειώνετε τα πράγματα που κάνουν σωστά. Αν νιώθουν ότι το μόνο που βλέπετε σε αυτούς είναι τα αρνητικά, γιατί να αισθάνονται κίνητρο να βελτιωθούν στο μέλλον; Προσπαθήστε να ομαδοποιήσετε τα πράγματα στα οποία μπορούν να δουλέψουν σε συγκεκριμένες κατηγορίες, ώστε να μην αγγίζετε ιδιαίτερα επιλεκτικά στοιχεία. Δώστε τους μια ευρεία επισκόπηση των περιοχών που απαιτούν προσοχή και προσφέρετε λύσεις για το πώς μπορούν να βελτιωθούν, αντί να περιγράφουν κάθε μεμονωμένο πράγμα που κάνουν λάθος.

Τώρα που έχετε μια ιδέα για πράγματα που πρέπει να αποφύγετε, ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ενσωματώσετε στην κριτική σας.

• Κλείστε την κριτική με θετικά. Ακόμα κι αν πιστεύετε ότι ο υπάλληλος δεν έχει κάνει σχεδόν τίποτα σημαντικό, αν θέλετε να ακούσει και να διατηρήσει τα σχόλιά σας, πρέπει να ξεκινήσετε και να τελειώσετε με επαίνους για να διατηρήσετε το ηθικό τους επίπεδο . Εάν ξεκινήσετε τη συζήτηση με αρνητικά, ο υπάλληλος μπορεί να κλείσει και να μην ακούσει ούτε μια λέξη της κριτικής. Εάν αισθάνονται ότι ακούν μόνο αρνητικά μετά από αρνητικά, δεν θα μπορούν να χειριστούν και να αφομοιώσουν όλα τα σχόλια. Τουλάχιστον, δώστε τους κάτι θετικό για να ξεκινήσει η συζήτηση και κάτι ωραίο για να τελειώσει η συνάντηση. Εάν φύγουν νιώθοντας άχρηστοι, δεν θα έχουν το κίνητρο ή την ικανότητα να βελτιωθούν.
• Δώστε απτές τρόπους δράσης με εποικοδομητική ανατροφοδότηση. Όταν συζητάτε τους τομείς προς βελτίωση του υπαλλήλου, φροντίστε να εξηγήσετε πώς ακριβώς μπορούν να βελτιωθούν. Εάν γράφετε ότι ο υπάλληλος είναι κακός στη σύνταξη εκθέσεων, πείτε του πώς ακριβώς να γράψει μια καλή. Μπορεί να μην είναι πολύ καλοί σε κάτι επειδή δεν τους έχει δείξει ποτέ τον σωστό τρόπο να το κάνουν. Η αρνητική ανατροφοδότηση για χάρη της αρνητικής ανατροφοδότησης δεν δίνει στον εργαζόμενο τρόπο να αναπτυχθεί στο μέλλον.
• Δώστε αριθμητικές ή αλφαβητικές αξιολογήσεις απόδοσης. Αυτή η μέθοδος μπορεί να μην λειτουργεί για κάθε κλάδο. Ο εγκέφαλος ορισμένων ανθρώπων δεν επεξεργάζεται ένα μπλοκ κειμένου όπως και αριθμούς. Εάν έχετε ένα καθορισμένο σύστημα βαθμολόγησης, ένας υπάλληλος μπορεί να έχει μια πιο ξεκάθαρη ιδέα για το πού βρίσκονται. Εάν ο κλάδος σας έχει ποσοτικά πρότυπα, αυτά τα συστήματα βαθμολόγησης είναι εύκολο να δημιουργηθούν. Εάν εργάζεστε στον τομέα των πωλήσεων, ίσως ο μέσος όρος 100 πωλήσεων σε ένα μήνα είναι Α. Εάν εργάζεστε στην εξυπηρέτηση πελατών, θα μπορούσατε να βασίσετε τα βαρόμετρα επιτυχίας στο πόσο γρήγορα ένας ταμίας μπορεί να σαρώσει αντικείμενα. Σε κλάδους όπου έχετε πρόσβαση σε ποσοτικά δεδομένα, ίσως η δημιουργία ενός συστήματος βαθμολόγησης μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να έχουν καλύτερη ιδέα για το πόσο καλά κατατάσσεται η απόδοσή τους σύμφωνα με τα πρότυπα της εταιρείας.
• Να είστε ειλικρινείς αλλά λογικοί. Ένας υπάλληλος δεν θα βελτιωθεί όταν η κριτική του αποτελείται μόνο από λαμπερά κομπλιμέντα. Το να τους δίνετε ειλικρινή σχόλια είναι από μόνο του ένα κομπλιμέντο. δείχνει ότι πιστεύετε στην ικανότητά τους να αναπτύσσονται και να βελτιώνονται ως επαγγελματίας. Εάν ο υπάλληλος σας βρίσκεται στο αντίθετο άκρο του φάσματος, δεν μπορεί να βελτιωθεί εάν η αναθεώρηση είναι μόλις μισή ώρα από εσάς που τον κατηγορείτε. Εστιάστε στα θετικά και στα αρνητικά για όλους τους υπαλλήλους σας, ώστε όλοι να βελτιωθούν και να παραμείνουν δεκτικοί στην κριτική.

Η αναθεώρηση απόδοσης δεν πρέπει να είναι μια ενιαία συζήτηση. είναι η αρχή της ανάπτυξης για τους υπαλλήλους, τη διοίκηση και τη δομή της εταιρείας σας. Είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να θέσετε στόχους και να δώσετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση, ώστε ο εργαζόμενος να έχει κάτι να φτάσει και απτές τρόπους για να βελτιώσει την απόδοσή του.

Στην ιδανική περίπτωση, τίποτα που λέγεται στην αξιολόγηση απόδοσης δεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη για τον εργαζόμενο. Τα σωστά κανάλια επικοινωνίας μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων θα πρέπει να είναι ανοιχτά όλο το χρόνο, όχι μόνο μία φορά το χρόνο. Η επίσημη ανασκόπηση είναι απλώς ένας τρόπος για την ανακεφαλαίωση της χρονιάς με τρόπο που δίνει σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη έναν σαφή οδικό χάρτη για να προχωρήσουμε μαζί ως ομάδα.