Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων επιλέγουν να αναθέτουν σε τρίτους τμήματα των καθημερινών λειτουργιών της εταιρείας τους. Εξάλλου, δεν έχουν όλες οι εταιρείες την ικανότητα να χειρίζονται τα πάντα στο εσωτερικό τους. Από τη λογιστική μέχρι το μάρκετινγκ, υπάρχουν πολλές διαφορετικές εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ένα από τα πιο δημοφιλή είναι μια υπηρεσία ρεσεψιονίστ. Παρακάτω, ρίχνουμε μια ματιά σε μερικές κορυφαίες συμβουλές για τη διατήρηση μιας εξαιρετικής σχέσης με την εικονική ρεσεψιονίστ σας.
Υπάρχουν πολλά τα οφέλη ενός εικονικού ρεσεψιονίστ. Αυτό περιλαμβάνει το γεγονός ότι μπορείτε να κάνετε χρήση αυτής της υπηρεσίας όπως και όταν τη χρειάζεστε, πράγμα που σημαίνει ότι εάν διανύετε μια πραγματικά πολυάσχολη περίοδο στη δουλειά, ο εικονικός σας ρεσεψιονίστ θα είναι εκεί για να απαντήσει στις κλήσεις σας. Μπορείτε επίσης να παρέχετε πολύ υψηλότερο επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών, ενώ εστιάζετε στον πυρήνα της εταιρείας σας, δηλαδή σε αυτό που σας κάνει χρήματα. Επιπλέον, ας το παραδεχτούμε, πόσο αποσπά την προσοχή όταν προσπαθείτε να εστιάσετε σε μια εργασία και πρέπει να αφήσετε τα πάντα για να απαντήσετε στο τηλέφωνο;
Δεν είναι δύσκολο να καταλάβει κανείς γιατί τόσοι πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αποφασίζουν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες τις υπηρεσίες ρεσεψιονίστ. Ωστόσο, για να βιώσετε τα οφέλη που αναφέρθηκαν παραπάνω, πρέπει να διατηρήσετε μια καλή σχέση με τον εικονικό σας ρεσεψιονίστ. Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορείτε να το κάνετε αυτό. Πρώτον, είναι καλή ιδέα να προγραμματίζετε τακτικές συναντήσεις. Αυτές οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν ξανά Skype ή το τηλέφωνο. Θα διασφαλίσουν ότι όλοι είναι σε καλό δρόμο, θα δημιουργήσουν ισχυρότερες σχέσεις και θα σας δώσουν τη δυνατότητα να σχεδιάζετε επερχόμενα έργα.
Εκτός από αυτό, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι ο εικονικός σας ρεσεψιονίστ δεν μπορεί να διαβάσει το μυαλό σας. Κάθε επιχειρηματίας και κάθε επιχείρηση έχει τον δικό του τρόπο να κάνει τα πράγματα και γι' αυτό είναι ζωτικής σημασίας να μοιράζεστε τι είναι σημαντικό για εσάς και τι λειτουργεί στα μάτια σας. Η εικονική ρεσεψιονίστ σας θα ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Το να έχεις ξεκάθαρες προσδοκίες είναι επίσης σημαντικό. Πρέπει να καθορίσετε τι στοχεύετε να επιτύχετε με την εξωτερική ανάθεση αυτού του τμήματος της επιχείρησής σας.
Στην πραγματικότητα, υπάρχει ένας αριθμός παραγόντων σχέσης που θα επηρεάσουν την επιτυχία της εξωτερικής ανάθεσης αυτού του τύπου υπηρεσίας. Αυτό περιλαμβάνει πολιτισμική προσαρμογή και ευελιξία συμβολαίου. Εξάλλου, οι απαιτήσεις είναι πιθανό να αλλάξουν καθώς εξελίσσεται η επιχείρησή σας. Άλλοι παράγοντες περιλαμβάνουν τη σύμβαση κλίμακας και επικοινωνία . Η υπερβολική επικοινωνία μπορεί να είναι εξίσου κακή με την απουσία επικοινωνίας, οπότε να το έχετε υπόψη σας.
Περιττό να πω, επιλέγοντας έναν καλό συνεργάτη για εξωτερική ανάθεσηκαταρχήν κάνει τεράστια διαφορά. Βεβαιωθείτε ότι έχουν μεγάλη εμπειρία στον κλάδο και ότι είναι ικανοί στο ρόλο τους. Πρέπει επίσης να είναι επικεντρωμένοι στον πελάτη και να κατανοούν τον πελάτη, δηλαδή τις βασικές πεποιθήσεις και αξίες σας. Βεβαιωθείτε ότι ο εικονικός ρεσεψιονίστ που επιλέγετε βελτιώνεται συνεχώς και έχει καλή φήμη και στον κλάδο.
πώς να γίνεις καλύτερος αφηγητής
Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα πράγματα, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι υπάρχουν πολλά οφέλη που σχετίζονται με την εξωτερική ανάθεση ενός εικονικού ρεσεψιονίστ για μικρές επιχειρήσεις. Ωστόσο, πρέπει να επιλέξετε μια εταιρεία υποδοχής με προσοχή και πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε μια καλή εργασιακή σχέση, η οποία περιλαμβάνει αποτελεσματική επικοινωνία και θέσπιση σαφών στόχων.
