Είτε η επιχείρησή σας συγκεντρώνει κεφάλαια για έναν ευγενή σκοπό είτε είστε μη κερδοσκοπικός οργανισμός που χρειάζεται οικονομική ενίσχυση, η ενορχήστρωση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να φαίνεται τρομακτική. Ωστόσο, θα ανακουφιστείτε όταν ανακαλύψετε ότι η έναρξη ενός αποτελεσματικού έρανου μπορεί να επιτευχθεί με λίγα μόνο διαχειρίσιμα βήματα.
Ας εμβαθύνουμε σε αυτά τα βήματα και ας ξεκινήσουμε την εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων άμεσα και αποτελεσματικά:
Ορίστε τους στόχους σας για έρανο
Πριν κάνετε οποιεσδήποτε κινήσεις για να προγραμματίσετε την εκδήλωσή σας, πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς γιατί λαμβάνει χώρα αυτή η εκδήλωση. Η συγκέντρωση κεφαλαίων πρέπει πάντα να έχει α συγκεκριμένο ποσό στόχου που πρέπει να συλλεχθεί , και για να υπολογίσετε αυτό το ποσό, ίσως σκεφτείτε κριτικά πώς θα χρησιμοποιηθούν τα κεφάλαια.
Ως ΜΚΟ, θα πρέπει να γνωρίζετε καλά το κόστος των αγαθών ή των υπηρεσιών που προσπαθείτε να αποκτήσετε. εάν η επιχείρησή σας συγκεντρώνει χρήματα για διαφορετικό σκοπό, μπορείτε να συνδεθείτε με μια συγκεκριμένη φιλανθρωπική οργάνωση για να κατανοήσετε καλύτερα πόσα χρειάζονται για να επιτύχουν ορισμένους στόχους.
Η ύπαρξη συγκεκριμένων στόχων είναι ευεργετική για διάφορους λόγους. Πρώτον, παρέχει κάποιες οδηγίες σχετικά με τις τιμές των εισιτηρίων, τις ελάχιστες παρουσίες και πολλά άλλα, ώστε η ομάδα της εκδήλωσης σας να μπορεί να προσδιορίσει καλύτερα το εύρος της εκδήλωσης.
Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει στο μάρκετινγκ, δίνοντας ένα σκοπό στην εκδήλωση που είναι εύκολο να επικοινωνήσει με τους υποψήφιους δωρητές. Πρέπει να είναι αυτονόητο ότι οι στόχοι που θέτετε πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και επιτεύξιμοι με τον χρόνο και τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας.
Επιλέξτε τον τύπο του εράνου σας
Μπορείτε να είστε όσο δημιουργικοί θέλετε με την εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων. Εάν αναζητάτε κάποια έμπνευση για την εκδήλωσή σας, σκεφτείτε τους ακόλουθους τύπους εκδηλώσεων που είναι δημοφιλείς μεταξύ των εράνων:
- Εορταστικά δείπνα, βραδιές κοκτέιλ
- Διασκεδαστικές διαδρομές, βόλτες με ποδήλατο, μαραθώνιοι
- Μουσικά φεστιβάλ, προσκεκλημένοι ομιλητές
- Σιωπηλές δημοπρασίες, κληρώσεις, πάγκοι της αγοράς
Διαφορετικοί τύποι εκδηλώσεων έχουν διαφορετικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, ένα μουσικό φεστιβάλ μπορεί να βοηθήσει στην οικοδόμηση μιας κοινότητας γύρω από έναν συγκεκριμένο σκοπό, συγκεντρώνοντας παράλληλα μια καλή κάλυψη από τον Τύπο, αλλά χρειάζεται πολύς χρόνος για να οργανωθεί.
Αντίθετα, μπορείτε πιθανώς να οργανώσετε μια σιωπηλή δημοπρασία σχετικά γρήγορα, αλλά οι δωρητές είναι πολύ λιγότερο πιθανό να αλληλεπιδράσουν μεταξύ τους. Και πάλι, οι στόχοι σας θα σας βοηθήσουν να σας καθοδηγήσουν προς το είδος της εκδήλωσης που έχει το πιο νόημα.
Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό για έρανο
Με τους στόχους σας και τον τύπο της εκδήλωσής σας καθορισμένο, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δουλειά με τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού. Όσο πιο ακριβής είναι ο προϋπολογισμός σας, τόσο το καλύτερο. Εάν αυτή είναι η πρώτη σας εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να συλλέξετε προσφορές από ένα ευρύ φάσμα πωλητών και προμηθευτών, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε πόσο θα κοστίσει διαφορετικές πτυχές της εκδήλωσής σας.
Η συζήτηση με προμηθευτές μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια αίσθηση πτυχών της εκδήλωσής σας που δεν είχατε εξετάσει, όπως π.χ προσαρμοσμένα βραχιολάκια για παροχή στους κατόχους εισιτηρίων ή μια διαδικτυακή πλατφόρμα συλλογής δωρεών. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε εάν οι πωλητές έχουν μειωμένες τιμές φιλανθρωπίας, κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το κόστος σας και να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας υπό έλεγχο.
Επιλέξτε το Προσωπικό σας για τον έρανο
Καμία εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων δεν μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά χωρίς μια ειδική ομάδα που την επιβλέπει. Θα χρειαστείτε προσωπικό για να διαχειριστείτε τις προσκλήσεις, να συντονίσετε τους προμηθευτές, να επικοινωνήσετε με δωρητές και να συλλέξετε δωρεές και να διατηρήσετε την εκδήλωση οργανωμένη και ομαλή κατά τη διάρκεια της ημέρας. Θα πρέπει οπωσδήποτε να επωφεληθείτε από το τρέχον προσωπικό σας, αλλά μπορεί επίσης να χρειαστεί να προσελκύσετε εθελοντές ή να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες τρίτων για να καλύψετε τα κενά.
Για παράδειγμα, υπάρχουν εταιρείες μάρκετινγκ που διαθέτουν ειδική τεχνογνωσία στην προώθηση φιλανθρωπικών εκδηλώσεων και η χρήση της εκπαίδευσης και των πόρων τους θα μπορούσε να εξασφαλίσει την επιτυχία της εκδήλωσής σας. Κάθε ανειδίκευτο προσωπικό που φέρετε θα πρέπει να εκπαιδεύεται κατάλληλα στα καθήκοντά του, ειδικά εάν πρόκειται να χειριστεί τρόφιμα, χρήματα, παιδιά ή άλλες δυνητικά επικίνδυνες ανησυχίες.
Φιλοξενήστε την Εκδήλωσή σας για τη συγκέντρωση χρημάτων
Ήρθε επιτέλους η ημέρα της εκδήλωσής σας και είναι καιρός όλη η σκληρή δουλειά και η προετοιμασία σας να καρποφορήσει. Πριν ξεκινήσει η εκδήλωση, θα πρέπει να συναντηθείτε με το προσωπικό σας για να μοιραστείτε τυχόν πληροφορίες της τελευταίας στιγμής και να παρακινήσετε όλους να κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν για να κάνουν τους συμμετέχοντες και τους δωρητές να αισθάνονται άνετα, ενθουσιασμένοι και γενικά πρόθυμοι να προσφέρουν.
Μπορείτε να παρέχετε στα βασικά μέλη του προσωπικού σας αμφίδρομα ραδιόφωνα ή άλλα μέσα επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι όλοι είναι σε επαφή καθ' όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Θα πρέπει επίσης άφθονα ευχαριστεί τους παρευρισκόμενους και τους δωρητές , εφιστώντας ίσως την προσοχή σε μερικούς από τους πιο γενναιόδωρους καλεσμένους σας και υπενθυμίζοντας σε όλους τα καλά έργα που μπορεί να επιτευχθούν ως αποτέλεσμα της συνεισφοράς τους.
Η συγκέντρωση κεφαλαίων για έναν καλό σκοπό μπορεί να είναι εξαιρετικά ανταποδοτική με περισσότερους από έναν τρόπους. Όσο πιο γρήγορα αρχίσετε να σχεδιάζετε την πρώτη σας εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να αρχίσετε να συγκεντρώνετε εξαιρετικά γεγονότα που κάνουν μεγάλη διαφορά στις αιτίες που σας ενδιαφέρουν.
