Η διαχείριση μιας λίστας έργων για τα ενδιαφερόμενα μέρη που όλοι πιστεύουν ότι τα έργα τους αξίζουν την πλήρη προσοχή σας μπορεί να είναι συντριπτική. Εάν είναι δική σας ευθύνη να καταλάβετε τι είναι προτεραιότητα και τι θα ακολουθήσει στη σειρά των φαινομενικά κρίσιμων έργων, τέσσερις παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη: επείγουσα ανάγκη, κόστος, απρόβλεπτα γεγονότα και πόροι και εναλλακτικές λύσεις.
Επείγον
Ο επείγων χαρακτήρας πρέπει να είναι ο κύριος παράγοντας για την απόφαση ποιο έργο θα αντιμετωπιστεί πρώτο, αλλά πρώτα πρέπει να καθοριστεί ο επείγων χαρακτήρας. Ποια είναι τα οφέλη και οι παράγοντες κινδύνου; Ποιο είναι το κόστος της αδράνειας; Εάν το κόστος της μη εκτέλεσης του έργου είναι επιζήμιο για την επιχείρηση, η μόνη σας εναλλακτική μπορεί να είναι να προχωρήσετε. Κατανείμετε τους πόρους σας ανάλογα και καθορίστε το χρόνο που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση αυτών των έργων προτεραιότητας.
Κόστος
Τι συμβαίνει όταν το κόστος είναι ένας σημαντικός παράγοντας; Η χρήση ενός εργαλείου διαχείρισης έργου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο θα κοστίσει ένα έργο, αλλά μην ξεχάσετε να συγκρίνετε αυτόν τον αριθμό με το κόστος της μη εκτέλεσης του έργου. (Υπάρχει πάντα ένα κόστος που δεν κάνει.) Στη συνέχεια, θα θέλετε να προσδιορίσετε ποια έργα μπορούν να ολοκληρωθούν στο ελάχιστο χρονικό διάστημα. Τα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να λάβετε αυτές τις αποφάσεις περιλαμβάνουν κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας, ανάλογη εκτίμηση, παραμετρική εκτίμηση και εκτίμηση τριών σημείων όπως το PERT (τεχνική αξιολόγησης και αναθεώρησης προγράμματος).
καλλιεργώντας μια ροδακινιά από ένα λάκκο ροδακινιάς
Απρόβλεπτα γεγονότα
Αφού απαντήσετε στις ερωτήσεις του επείγοντος και του κόστους, θα χρειαστεί να αναλύσετε πώς απρόβλεπτα γεγονότα θα μπορούσαν να επηρεάσουν ενεργά έργα. Σχεδιάζονται επερχόμενες αλλαγές πολιτικής ή προγράμματος; Έχει αλλάξει κάτι από τότε που το έργο προστέθηκε στην ουρά; Εάν ναι, κάποιο από αυτά τα σενάρια θα αλλάξει τον επείγοντα χαρακτήρα ή το κόστος των έργων σας; Αυτές είναι όλες ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν κατά την εξέταση των ανοιχτών έργων σας.
Πόροι και εναλλακτικές λύσεις
Ένα γράφημα δραστηριότητας σε βέλος μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε έργα που ενδέχεται να συνδέονται. Η λήψη μιας άποψης στις συνδέσεις σάς δίνει τη δυνατότητα να κατανέμετε σωστά τους πόρους και ακόμη και να εκχωρείτε έργα βάσει εξειδίκευσης. Αυτό μπορεί να απελευθερώσει άλλους πόρους που μπορείτε να διαθέσετε σε άσχετα έργα, γεγονός που συμβάλλει στη μείωση της συμφόρησης των έργων στην ουρά. Επιπλέον, η εκτέλεση μιας ανάλυσης κρίσιμης διαδρομής διευκολύνει τη χαρτογράφηση κάθε απαραίτητης εργασίας που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Αυτό αποκαλύπτει επίσης τομείς του έργου που μπορεί να εξαρτώνται από άλλους. Στη συνέχεια, δείτε αν υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την ολοκλήρωση του έργου όπως είχε αρχικά σχεδιαστεί. Σε περίπτωση αμφιβολίας — και εάν δεν έχετε το εύρος ζώνης για να εκτελέσετε αυτές τις αναλύσεις — ζητήστε τη βοήθεια ενός διαχειριστή έργου.
Σκεφτείτε όλους τους παράγοντες που αναφέρθηκαν παραπάνω και, στη συνέχεια, εξετάστε το κόστος της εξωτερικής ανάθεσης σε έναν εξειδικευμένο διαχειριστή έργου που είναι ικανός στη λήψη τέτοιων αποφάσεων. Αυτό μπορεί να φαίνεται δαπανηρό, αλλά το να περιστρέφετε τους τροχούς σας και να κολλάτε λόγω αδράνειας μπορεί να έχει υψηλότερη τιμή. Επίσης δαπανηρός είναι ο κίνδυνος χαμένων ευκαιριών.
πότε μπορεί να αλλάξει ένας νόμος ή μια θεωρία
Το να θέσετε τον οργανισμό σας στην καλύτερη θέση για να παραμείνει ευέλικτο και παραγωγικό δεν ήταν ποτέ πιο κρίσιμο. Όταν λαμβάνετε αποφάσεις σχεδιασμού και διαχείρισης έργου, βεβαιωθείτε ότι δεν φοράτε παρωπίδες και σκεφτείτε κάθε προοπτική για να προχωρήσετε στην εργασία.
